Quy chế tác viên

Xin chào các anh chị em Tác viên rất thân mến của Quỹ Hiếu Học ! Chúng tôi rất vui mừng và trân trọng tấm lòng của các bạn vì đã đến với chúng tôi để cùng đi trên con đường thiện nguyện – chúng ta sẽ là một tổ chức minh bạch, hợp pháp; Vì vậy trước khi bắt tay với nhau để làm việc, bạn cần đọc và nghiên cứu Quy chế của một tác viên, để phối hợp thực hiện tốt những điều chúng ta được phép làm, cũng là để hiểu rõ về quyền lợi và trách nhiệm của mình

Xin tóm tắt các định nghĩa:

Quỹ Hiếu Học: viết tắt là Quỹ.

Tác viên: là nhân viên ký hợp đồng toàn thời gian với Quỹ.

Nhà hảo tâm: là người đóng góp cho Quỹ.

Người thụ hưởng: là đối tượng mà Quỹ giúp đỡ, có thể là cá nhân hoặc tập thể.

Cộng tác viên: là nhân viên làm việc bán thời gian với Quỹ.

Tình nguyện viên: là nhân viên làm việc theo vụ việc với Quỹ.

PHẦN 1: HIỂU BIẾT VỀ QUỸ HIẾU HỌC

Điều 1. Đặc điểm chính Quỹ Hiếu Học

  1. Quỹ Hiếu Học là Quỹ từ thiện không có chi phí quản trị. Chi phí hoạt động không lấy từ tiền đóng góp của nhà hảo tâm mà do các Sáng lập viên và Hội đồng Quản lý quỹ đóng góp, còn gọi tên là chi phí quản lý (hay Quỹ Phương Tiện).

  2. Quỹ Hiếu học là Quỹ minh bạch và hợp pháp, được báo cáo tài chính hàng năm với cấp thẩm quyền, được kiểm toán bởi công ty kiểm toán uy tín, việc thu chi được tiến hành trên nền tảng công nghệ mạng, cập nhật theo thời gian thực (real time update),  giúp nhà hảo tâm có thể lựa chọn từng dự án phù hợp, cụ thể đang vận động đóng góp. Công tác kế toán Quỹ được tổ chức trên phần mềm kế toán Misa, và theo quy định hiện hành;

  3. Quỹ Hiếu Học chú trọng tính hiệu quả của các dự án bằng cách khảo sát thực tế, lấy ý kiến người dân, cộng đồng, địa phương, tổ chức đánh giá tác động, kết quả thực hiện sau khi triển khai dự án, rút kinh nghiệm cho thời gian tới hiệu quả hơn

  4. Qua thực hiện Dự án và các hoạt động thiện nguyện, làm lan tỏa lòng nhân ái vốn tiềm ẩn trong từng con người chúng ta, để cuộc sống có ý nghĩa hơn khi đến cuộc đời này để cho đi

Điều 2. Lịch sử hình thành của Quỹ Hiếu Học

Quỹ Hiếu Học thuộc Bộ Nội vụ, được thành lập theo Quyết định số: ………./QĐ-BNV của Bộ Nội vụ ngày ……. tháng ……. năm 2019. Quỹ Hiếu Học ra đời với trách nhiệm chung tay, góp sức cùng xã hội, giúp đỡ trẻ em nghèo Việt Nam trong độ tuổi đến trường có điều kiện tốt hơn về tinh thần và vật chất, vượt qua khó khăn, vươn lên trong học tập và cuộc sống, trở thành nhân tố tốt có ích cho xã hội, đồng thời giúp đỡ những người nghèo gặp khó khăn, hoạn nạn…

Quỹ Hiếu Học được tiếp nối từ tiền thân là “Quỹ Từ thiện Hương Trà”, đã đi vào hoạt động từ tháng 02/2010 theo nguyên tắc tự nguyện, không vì lợi nhuận, những hoạt động, chương trình, trước đây từ cá nhân các thành viên sáng lập Quỹ (gần 10 năm hoạt động với tư cách những người làm công việc thiện nguyện với sự chung tay tài trợ của các mạnh thường quân), đã giúp đỡ nhiều em học sinh mồ côi, khuyết tật, nghèo duy trì việc học và các bệnh nhi không đủ điều kiện chữa trị

Quỹ Hiếu Học không phải là tổ chức chính trị và cũng không phải là tổ chức tôn giáo, mà thực sự là một “Quỹ xã hội từ thiện”

Quỹ hoạt động trên các lĩnh vực: trợ giúp chi phí khám chữa bệnh, trợ giúp người khuyết tật, người già nghèo neo đơn, trợ giúp chi phí học tập cho học sinh, sinh viên nghèo, trợ giúp phương tiện mưu sinh, cứu trợ thiên tai bão lụt v.v…

Quỹ đặt trụ sở tại lầu 3, số 113 Đường 3/2 Phường 11 Quận 10, TP HCM.

Điều 3. Sơ đồ tổ chức của Quỹ Hiếu Học

Quỹ Hiếu học được quản lý bởi Hội đồng Quản lý. Các thành viên Hội đồng Quản lý Quỹ được Bộ Nội Vụ công nhận bằng Quyết định ………/QĐ-BNV ban hành ngày …. tháng ….. năm 2019.

Căn cứ vào Điều lệ Quỹ đã được Bộ Nội Vụ  công nhận, Quỹ còn có Giám đốc Quỹ và các Ban chuyên môn tập hợp trong Hội đồng Quản lý Quỹ để điều hành hàng ngày công việc của Quỹ.

PHẦN 2: QUY TẮC ỨNG XỬ CỦA TÁC VIÊN

Điều 4. Thái độ ứng xử với người thụ hưởng các dự án/ các khoản tài trợ

Tác viên Quỹ Hiếu Học thay mặt các nhà hảo tâm mang niềm vui đến cho những người gặp khó khăn thì phải luôn tôn trọng, hiểu, thương và hết lòng đối với người được thụ hưởng phần tài trợ mà Quỹ mang đến, trong quá trình gặp gỡ cần sẻ chia niềm vui, nỗi buồn, nâng đỡ bà con mà không phân biệt chủng tộc, giai cấp, tôn giáo, địa vị, trình độ…

Khi tâm chúng ta không phân biệt, không kỳ thị, chúng ta sẽ giúp Quỹ và các nhà hảo tâm sự chia sẻ với đầy đủ ý nghĩa và đúng đối tượng khi rà soát, khảo sát các đối tượng sẽ được thụ hưởng

Khi gặp tình huống không đẹp, không dễ chịu xảy ra do người thụ hưởng gây nên, chúng ta phải biết thông cảm, tôn trọng và chấp nhận họ, vì chúng ta đang làm một nhiệm vụ lớn hơn nữa là làm lan tỏa lòng nhân ái đến cộng đồng – và vì sự cho đi khi đến cuộc đời này

Điều 5. Thái độ ứng xử đối với các nhà hảo tâm

-Mạnh thường quân (MTQ)/ Nhà hảo tâm/nhà tài trợ (NTT), là những người có tấm lòng nhân ái, đã nhường cơm sẻ áo, nhằm giúp bà con gặp khó khăn – những đồng tiền mà MTQ có được cũng từ những giọt mồ hôi, nước mắt, những gian khó… gom góp mà có được, nó biểu hiện cho tấm lòng nhân ái mà MTQ tin tưởng trao cho chúng ta để mang đến bà con, bởi vậy chúng ta cần phải biết tôn trọng họ, muốn vậy phải thực hiện đúng ý nguyện của nhà tài trợ mà chúng ta đã cam kết

-Luôn tôn trọng nhà tài trợ và giữ lòng tin thật thà đối với họ qua những hành động thiết thực

-Nhà tài trợ tiềm năng: là những nhà tài trợ luôn gắn kết, chia sẻ với chúng ta (dù nguồn tài trợ nhiều hay ít); Khi chúng ta được tin cậy, chúng ta sẽ có nhiều nhà tài trợ tiềm năng

-Khi nhà tài trợ có những yêu cầu không chính đáng, không đúng với tôn

chỉ, mục đích của Quỹ, cần nhẹ nhàng giải thích, giúp NTT hiểu và thông cảm

-Dù mục đích, động cơ của nhà tài trợ không phù hợp với chúng ta, thì chúng ta vẫn phải tôn trọng

-Khi nhận tiền/ vật phẩm… nhà hảo tâm trao tặng thông qua Quỹ Hiếu Học, mà nội dung đã cam kết không thực hiện được vì một lý do khách quan nào đó, cần báo cáo lại để xin ý kiến nhà tài trợ trao cho đối tượng khác hoặc phải trả lại nhà tài trợ (nếu NTT không đồng ý với đề xuất mới)

Điều 6. Thái độ ứng xử đối với đối tác và các tổ chức từ thiện khác

-Khi phối hợp thực hiện cùng các đối tác khác như: một Quỹ từ thiện, Nhóm Từ thiện, tổ chức tôn giáo làm từ thiện… chúng ta cần phải bàn bạc, thỏa thuận những điều khoản hợp tác bằng văn bản trước khi thực hiện một dự án/ chương trình… văn bản thỏa thuận cần chi tiết để có căn cứ thực hiện đúng

-Trong quá trình tiến hành dự án/ chương trình, chúng ta thường xuyên liên lạc, kiểm tra, nhắc nhở để tránh trở ngại không đáng có cho dự án.

-Luôn kính trọng đối với tất cả các tổ chức từ thiện khác, dù quy mô của họ nhỏ hay lớn, qua tiếp xúc với họ chúng ta sẽ có cơ hội học hỏi, và chúng ta cũng luôn sẵn sàng chia sẻ, hợp tác và hỗ trợ họ, không hơn thua đối với tất cả Quỹ, Hội, Nhóm, cá nhân…

Điều 7. Thái độ ứng xử với đồng nghiệp và cấp trên.

-Đối với cấp trên cần chấp hành các quyết định, chỉ đạo công việc

-Đối với đồng nghiệp: hòa ái, bao dung, nhường nhịn; Trong công việc phải phối hợp, hợp tác tốt

-Khi có các ý kiến trái chiều nhau, cần lắng nghe, hết sức bình tĩnh để đi đến thống nhất, tham mưu cấp trên đồng thời chấp hành các ý kiến quyết định cuối cùng của cấp trên/ người thẩm quyền cao hơn mình

Điều 8. Thái độ ứng xử đối với những chỉ trích từ cộng đồng.

Hiện nay, do tình hình thông tin trên mạng xã hội lan truyền rất nhanh, nhiều chiều, ngoài thông tin đúng thì còn rất nhiều thông tin sai lạc, không trung thực, có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của Quỹ và của các cá nhân chúng ta, hãy hết sức bình tĩnh, nếu do vô tình hay cố ý mà chúng ta đã thực hiện việc làm chưa đúng cần nghiêm túc sửa chữa và xin lỗi, nếu chúng ta không làm sai trái so với chuẩn mực đạo đức xã hội hay sai so với chức năng, tôn chỉ, mục đích của Hội mà vẫn bị chỉ trích, chúng ta không cần lên tiếng trừ khi được một tổ chức thuộc lĩnh vực quản lý/ liên quan hoặc một cá nhân có uy tín muốn tìm hiểu, chúng ta có trách nhiệm trình bày và lắng nghe đầy đủ, để bảo vệ chính chúng ta; Tuy nhiên chúng ta cũng cần hiểu rằng: chúng ta không thể độc quyền lẽ phải, vì vậy sẽ được học hỏi nhiều hơn khi được nghe thông tin nhiều chiều

PHẦN 3: CÔNG VIỆC VÀ GIỜ GIẤC

Điều 9. Tác phong giao tiếp

Là tác viên của Quỹ, bạn sẽ trở thành người đại diện của Quỹ khi  tiếp xúc với nhà hảo tâm, với người thụ hưởng. Cộng đồng xã hội sẽ nhìn vào bạn để đánh giá về Quỹ, vì vậy bạn cần:

-Tác phong đúng đắn, nhẹ nhàng, giản dị

-Không to tiếng, sân giận, căng thẳng đối với người thụ hưởng cũng như với nhà hảo tâm và trong nội bộ quỹ

-Khi gặp gỡ những người được thụ hưởng phải luôn chào hỏi trước khi trao tặng và nói lời cảm ơn sau khi bà con đã nhận phần trợ giúp

-Luôn tỏ lòng biết ơn đối với Nhà tài trợ vì họ chính là dòng máu nuôi dưỡng lòng từ bi đồng thời là nguồn nuôi dưỡng Quỹ, khi còn nhà tài trợ thì Quỹ chúng ta vẫn còn được hoạt động hiệu quả

-Khi thực hiện các hoạt động của Quỹ, cần sử dụng trang phục có logo Quỹ như: áo, nón, balo, bút…

Điều 10. Phương tiện viễn thông

Bạn cần phải có điện thoại thông minh để làm việc hiệu quả, và được Quỹ chi trả cước phí điện thoại, internet theo định mức

Điện thọai thông minh sẽ giúp bạn: ghi chép thông tin, nội dung công việc, chuyển gửi thông tin báo cáo, thu tiền đóng góp của nhà hảo tâm, chụp ảnh tác nghiệp, gửi hình ảnh kịp thời cho nhà tài trợ và thường trực Quỹ…

Điện thoại luôn luôn phải đủ pin để hoạt động. Nếu cần thiết, bạn phải có pin dự phòng.

Không tắt nguồn điện thoại, phải để chế độ mở 24/24 giờ hàng ngày

Ngoài ra bạn phải có các tài khoản tại các mạng xã hội thông dụng như: Facebook, Viber, Zalo… để tiện liên lạc với các nhà hảo tâm và với nội bộ quỹ; các TK này sẽ được Quỹ thống nhất đăng ký thông qua phòng nhân sự tên tài khoản chính thức của từng mạng xã hội để liên lạc chính thống với bạn. Các tên tài khoản này cũng cần được thể hiện trên danh thiếp và trang thông tin của bạn.

Bạn phải mở tài khoản thư điện tử (email) trên Gmail hoặc một nhà cung cấp nào khác. Khi gởi email, bạn có thể đính kèm hình ảnh hoặc video clip. Bạn nhớ phải thu nhỏ (resize) hình ảnh lại, mỗi hình chỉ khoảng 1 MB khi đính kèm qua email. Trường hợp video clip lớn hơn 10 MB, bạn phải xuất bản lên mạng Youtube dưới chế độ không công khai trừ người có đường link, rồi gởi đường link đến người nhận

Mở tài khoản ngân hàng là quy định bắt buộc; Khi chính thức làm việc với Quỹ Hiếu Học, bạn phải mở Tài khoản tại chi nhánh ngân hàng ACB để cùng hệ thống với Quỹ nhằm tiết kiệm chi phí, đồng thời dòng tiền lưu thông nhanh, giảm thời gian và chi phí đi lại cho Ban Quản lý Quỹ

Điều 11. Khối lượng công việc và giờ làm việc

Hợp đồng lao động với tác viên là làm việc toàn thời gian, tuy nhiên do tính chất công việc đặc thù, các quy định quản lý công việc của bạn không giống như nhân viên văn phòng.

Thời gian chính thức bạn sẽ làm việc mỗi tuần là 6 ngày mỗi ngày 8 giờ làm việc. Nhưng nếu do công việc cần làm thêm ngày thêm giờ, bạn không được từ chối, và sẽ được nghỉ bù vào thời gian sau đó

Do tính chất đặc thù, công việc của bạn tùy theo từng thời gian, địa điểm bạn làm việc có thể ở văn phòng Quỹ hoặc tác nghiệp nơi khác, phải làm hết công việc chứ không phải chỉ làm hết giờ, mặc dù vậy bạn không được tính trợ cấp làm thêm giờ khi đi công tác hoặc khi chuẩn bị cho 1 chuyến đi, vì bạn đã được hưởng trợ cấp “công việc đặc thù” tính khoán trong tiền lương

Điện thoại phải để mở 24/24 giờ hàng ngày kể cả ngày nghỉ, giờ nghỉ để đáp ứng các công việc đột xuất

Quỹ khuyến khích bạn nghỉ bù với các giờ làm thêm này, hiệu lực của việc nghỉ bù là trong vòng một năm kể từ ngày phát sinh làm thêm.

Bạn có các ngày nghỉ hưởng nguyên lương như sau: ngày nghỉ hàng tuần (thường là chủ nhật hoặc một ngày định kỳ thích hợp), các ngày nghỉ lễ, Tết, các ngày nghỉ phép năm như trong Bộ luật Lao động quy định.

Điều 12. Hợp đồng lao động và tiết kiệm chi phí

Các chi phí cần thiết cho bạn để làm việc đều lấy từ nguồn quản lý Quỹ, không lấy từ nhà hảo tâm. Bạn cần phải sử dụng tiết kiệm trong mọi đề xuất chi phí vì nguồn tiền này rất hạn chế

Các khoản tiền lương, công tác phí, BHXH, BHYT, BHTN… được thực hiện theo đúng quy định của Quỹ

PHẦN 4: LƯƠNG VÀ TIỀN THƯỞNG

Điều 13. Tiền lương, Bảo hiểm xã hội

-Tác viên được chi trả lương và được tham gia BHXH khi hợp đồng làm việc chính thức với Quỹ

-Tiền lương được trả vào ngày 10 tháng sau, nếu ngày 10 rơi vào chủ nhật hoặc nghỉ lễ thì bạn sẽ được thanh toán vào ngày trước đó

-Thông tin về tiền lương được bảo mật; Bạn không tìm hiểu tiền lương của người khác hoặc tiết lộ tiền lương của mình cho người khác biết

-Hàng tháng, trong cơ cấu tổng tiền bạn được thành toán bao gồm: tiền lương căn bản, trợ cấp tiền ăn trưa, cước điện thoại, tiền xăng xe đi lại, trợ cấp đặc thù (do công việc phát sinh phải làm bất cứ thời gian nào)

-Hàng năm Quỹ sẽ xem xét để tăng lương cho bạn, dựa vào các yếu tố:

+Trượt giá: dựa theo chỉ số được Nhà nước công bố chính thức

+Thành tích của bạn: tăng từ 1 đến 8 % (tỷ lệ tăng này được tính trên tổng số tiền lương và phụ cấp xăng xe, ăn trưa và điện thoại)

+Tăng lương đột xuất dựa vào đề xuất đặc biệt của Hội đồng QL Quỹ)

Điều 14. Chế độ nghỉ phép

Cứ 12 tháng làm việc thì được nghỉ phép hàng năm 12 ngày và được hưởng 100% lương trong những ngày nghỉ phép.

Số ngày nghỉ phép hàng năm được tăng lên theo thâm niên công tác. Cứ làm việc 05 năm được tính thêm 01 (một) ngày phép. Ngày nghỉ phép năm này nếu chưa nghỉ hết sẽ chỉ được bảo lưu đến hết tháng 12 năm sau.

  1. Ngày nghỉ lễ được hưởng nguyên lương

Tết Dương lịch (01/01 Dương lịch): 01 (một) ngày

Tết Âm lịch (1 ngày cuối năm và 3 ngày đầu năm Âm lịch): 04 (bốn) ngày

Ngày giỗ tổ Hùng Vương (10/03 âm lịch): 01 (một) ngày

Ngày Thống nhất đất nước (30/4 Dương lịch):01 (một) ngày

Ngày Quốc tế lao động (01/5 Dương lịch): 01 (một) ngày

Ngày Quốc khánh (02/9 Dương lịch): 01 (một) ngày

Nếu những ngày nghỉ nói trên trùng với ngày nghỉ hàng tuần thì bạn sẽ được nghỉ bù vào ngày tiếp theo. Những ngày nghỉ này có thể sẽ thay đổi theo quy định của pháp luật.

  1. Ngày nghỉ việc cá nhân được hưởng nguyên lương

Bạn được nghỉ việc riêng hưởng nguyên lương trong những trường hợp sau:

Bản thân bạn kết hôn, nghỉ 03 (ba) ngày

Con của bạn kết hôn, nghỉ 01 (một) ngày

Bố, mẹ (bên vợ, bên chồng), vợ, chồng, con chết, nghỉ 03 (ba) ngày

Điều 15. Tiền thưởng

  • Mỗi năm, bạn đi làm đủ 12 tháng được Quỹ thưởng thêm 1 tháng lương

thứ 13 vào cuối năm. Mức thưởng một lần bằng 1 tháng lương bình quân 6 tháng trước đó.

  • Nếu bạn mới làm việc cho Quỹ được từ 6 tháng đến trước 1 năm, sẽ

được thưởng số tiền tỉ lệ tương ứng với số tháng bạn đã làm việc tại Quỹ.

  • Ngoài ra bạn có thể được thưởng nóng

PHẦN 5: TÌNH NGUYỆN VIÊN, CỘNG TÁC VIÊN

Trước khi trở thành Tác viên của Quỹ, bạn có thể làm quen công việc với hình thức Tình nguyện viên hoặc Cộng tác viên. Cũng có khi bạn đã có công việc khác, không thể tham gia toàn thời gian ở Quỹ, bạn cũng có thể tham gia làm Tình nguyện viên hoặc Cộng tác viên.

Điều 16. Cộng tác viên

1. Nếu chỉ làm việc bán thời gian cho Quỹ, bạn có thể ký một thỏa thuận công việc với Quỹ với hình thức Cộng tác viên.

2. Cộng tác viên sẽ làm theo chế độ hợp đồng vụ việc. Khi có dự án cần thiết, Cộng tác viên sẽ tham gia dự án, có khi chỉ một ngày, có khi nhiều ngày nhưng không phải toàn thời gian. Cộng tác viên được hưởng đủ lương những ngày làm việc cho Quỹ (theo mức thỏa thuận ban đầu)

3. Hàng tháng, dù có dự án hay không có dự án, Cộng tác viên vẫn được hưởng một khoản trợ cấp gọi là trợ cấp cố định để duy trì kết nối với Quỹ.

4. Cộng tác viên được hưởng các khoản trợ cấp khác cho công việc như trợ cấp chi phí viễn thông, trợ cấp chi phí công tác giống như tác viên.

5. Cộng tác viên sẽ được tham dự các kỳ tập huấn chung với tác viên.

Điều 17. Tình nguyện viên

Tình nguyện viên có chế độ làm việc và trợ cấp như Cộng tác viên ngoại trừ chế độ trợ cấp cố định và quyền lợi tham gia tập huấn.

Điều 18. Sửa đổi Quy chế Tác viên

Quy chế tác viên gồm 5 phần và 18 điều. Quy chế này được sử dụng trong nội bộ Quỹ Hiếu Học. Qua quá trình hoạt động có thể được điều chỉnh cho phù hợp và được cập nhật trên trang mạng của Quỹ Hiếu Học.

TẮT CÁC NỘI DUNG ĐƯỢC HƯỞNG KHI THAM GIA QUỸ HIẾU HỌC

STT

Nội dung

Tác viên

Cộng tác viên

Tình nguyện viên

Ghi chú

01

Tiền lương

x

X

 

Điều 13

02

Bảo hiểm XH, BHYT, BHTN

x

   

03

Các khoản trợ cấp

     

Điều 13

 

Tiền ăn trưa

x

X

X

 
 

Tiền điện thoại & Wifi

X

X

X

 
 

Xăng xe

X

X

X

 
 

Trợ cấp đặc thù của quỹ

X

X

   
 

Trợ cấp cố định cho cộng tác viên

 

X

   

04

Công tác phí

x

x

   

05

Nghỉ phép hưởng nguyên lương

X

   

Điều 14

06

Nghỉ lễ hưởng nguyên lương

X

   

Điều 14

07

Nghỉ việc cá nhân hưởng nguyên lương

X

   

Điều 14

08

Tiền thưởng

X

   

Điều 15

09

Tham gia tập huấn

x

x